Darlehen richtig verbuchen: Was Ihr Buchhalter beachten muss
Bei der Verbuchung eines Darlehens muss zwischen den Darlehenskosten und den Tilgungszahlungen unterschieden werden. Wie die jeweiligen Zahlungen richtig verbucht werden, das erfahren Sie in diesem Artikel.
Die korrekte Verbuchung eines Darlehens ist nicht nur wichtig für den Jahresabschluss, sondern auch, um die Vorgaben des Finanzamtes zu erfüllen. Dabei ist vor allem die Unterscheidung zwischen den Darlehenskosten - die buchhalterisch wie Aufwendungen behandelt werden - und den Tilgungszahlungen wichtig.
Zahlungseingang des Darlehens verbuchen
Wenn der Darlehensbetrag von der Bank auf das Firmenkonto überwiesen wird, muss zunächst der Zahlungseingang verbucht werden. Dafür werden das Aktivkonto “Bank” und das Passivkonto “Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten” verwendet. Es wird bei der Verbuchung zwischen kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Darlehen unterschieden. Dabei werden folgende Konten verwendet:
- Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Laufzeit bis 1 Jahr)
- Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Laufzeit 1 bis 5 Jahre)
- Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Laufzeit mehr als 5 Jahre)
Der Buchungssatz beim Eingang des Darlehens lautet also:
Bank an Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Laufzeit X Jahre)
Im Jahresabschluss wird sich das Darlehen dann in der Bilanz widerspiegeln. In der Kapitalflussrechnung - falls Sie eine solche erstellen – wird das Darlehen im Cashflow aus der Finanzierungstätigkeit ausgewiesen. Mehr zum Thema Kapitalflussrechnung können Sie in diesem Artikel erfahren: Die Kapitalflussrechnung: Cashflows ermitteln
Die Buchung der Tilgungsraten
Die regelmäßig anfallenden Tilgungsraten müssen über die Laufzeit hinweg verbucht werden. Der Buchungssatz hierzu lautet:
Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten an Bank
Wann die jeweilige Buchung in welcher Höhe stattfindet, hängt von den Rückzahlungsmodalitäten ab. Prinzipiell unterscheidet man drei Arten von Darlehen: Tilgungsdarlehen, Annuitätendarlehen und Fälligkeitsdarlehen. Mehr zu den unterschiedlichen Darlehensarten können Sie in diesem Artikel erfahren: Tilgungsdarlehen, Annuitätendarlehen, oder endfälliges Darlehen? Teylor klärt auf!
Darlehenszinsen verbuchen
Darlehenskosten sind aus buchhalterischer Sicht keine Verbindlichkeiten. Sie werden dementsprechend auch nicht als solche verbucht. Stattdessen stellen sie Aufwendungen dar und müssen in einem Aufwandskonto verbucht werden.
Zinsen werden in das Konto „Zinsaufwendungen“ verbucht. Es ergibt sich also der Buchungssatz:
Zinsaufwand an Bank
Sonderfall Disagio
Ein Disagio, also ein Auszahlungsabschlag, der direkt von der Kreditsumme abgezogen wird, kann auf unterschiedliche Weise verbucht werden:
Das komplette Disagio kann im ersten Jahr als Zinsaufwand verbucht werden. Alternativ kann das Disagio aber auch als Rechnungsabgrenzungsposten über die komplette Laufzeit des Darlehens aufgeteilt werden. In diesem Fall wird ein separates Konto („Disagio“) angelegt und als Rechnungsabgrenzungsposten über die Laufzeit abgerechnet.
Beispiel:
Ein Unternehmen nimmt ein Darlehen von 100.000 Euro auf, mit 10 Jahren Laufzeit und die Bank berechnet ein Disagio von 2.000 Euro. Es ergeben sich folgende Buchungen:
Alternative 1: Verbuchung des kompletten Disagios in Jahr 1 als Zinsaufwand
Bank 98.000
Zinsaufwand 2.000 an Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 100.000
Alternative 2: Verteilung des Disagios über die Laufzeit
Schritt 1: Buchung bei Zahlungseingang des Darlehens:
Bank 98.000
Disagio 2.000 an Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 100.000
Schritt 2: Jährliche Buchung des Zinsaufwandes
Zinsaufwand 200 an Disagio 200
Da das Darlehen buchhalterisch über 10 Jahre verteilt wird, ergeben sich jedes Jahr Zinsaufwendungen in Höhe von 200 Euro. Das spiegelt sich dann zwar in der GuV wider, aber nicht in der Kapitalflussrechnung, da der Aufwand nicht zahlungswirksam ist.
Fazit: Kosten und Tilgung unterscheiden
Im Prinzip ist die Verbuchung eines Darlehens also ganz einfach. Wichtig ist, dass die Tilgungsbeträge nicht mit den Kreditkosten vermischt werden.
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