Home Office-Regelungen: Was Mittelständler wissen müssen

Seit Ausbruch der COVID-19 Pandemie wird das Home Office immer beliebter. Konkrete Gesetzesänderungen gab es diesbezüglich noch nicht, deshalb gilt trotz neuer Umstände nach wie vor die alte Gesetzeslage. Was mittelständische Arbeitgeber wissen müssen.

Die COVID-Pandemie ist noch lange nicht vorbei, aber sie scheint in Deutschland unter Kontrolle zu sein. Ein Blick aus dem Fenster zeigt, dass langsam der normale Alltag wieder einkehrt. Die Straßen füllen sich wieder mit Leben, Cafes und Restaurants haben wieder geöffnet und wir dürfen wieder ins Büro.

Wir dürfen zwar, aber wollen wir auch? Bei dieser Frage scheiden sich die Geister. Die einen können es kaum erwarten, endlich wieder aus dem Haus zu kommen, während andere sich an ihr Home Office gewöhnt haben und den Status quo am Liebsten beibehalten würden. Laut einer Umfrage der Deutschen Bank sind 69 Prozent aller Angestellten der Meinung, sie seien in ihren Wohnzimmern mindestens genauso produktiv wie im Büro.

Der Trend zum Home Office kommt bei den Angestellten also gut an. Auch Arbeitgeber entdecken immer mehr die Vorteile. Sie können aus einem größeren Talente-Pool rekrutieren, Bürokosten sparen und auch der Chef selbst muss nicht mehr jeden Tag im Büro sein.

Rechtliche Rahmenbedingen

Wie geht es nach COVID weiter? Alle wieder zurück ins Büro oder dürfen / müssen wir zuhause bleiben?

Zunächst einmal kommt es darauf an, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer miteinander vereinbaren. Einerseits darf der Arbeitgeber seine Angestellten nicht einfach so ohne vertragliche Vereinbarung nach Hause schicken – es sei denn, es liegt ein Krankheitsfall vor, dann muss der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommen. Andererseits darf der Arbeitnehmer auch nicht ohne die Zustimmung des Arbeitgeber einfach zuhause bleiben.

Letzteres könnte sich jedoch bald ändern. Laut Arbeitsminister Heil soll die Entscheidung künftig beim Arbeitnehmer liegen. “Jeder, der möchte und bei dem es der Arbeitsplatz zulässt, soll im Homeoffice arbeiten können - auch wenn die Corona-Pandemie wieder vorbei ist”, erklärte er. Konkrete Gesetzesänderungen gab es noch nicht.

Es muss also eine Vereinbarung getroffen werden. Die muss nicht unbedingt in einem Vertrag festgehalten werden, es gibt derzeit schließlich genug anderes zu tun. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich aber zumindest mündlich auf die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit einigen, inklusive der Kommunikationswege und Arbeitszeiten.

Das Arbeitszeitgesetz gilt übrigens auch im Home Office. Arbeitnehmer müssen daher die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einhalten.

Die getroffene Vereinbarung sollte dann auch auch schriftlich dokumentiert werden, zum Beispiel in Form einer Email. Sollte das Unternehmen einen Betriebsrat haben, dann können Home Office-Regelungen auch im Rahmen einer Betriebsvereinbarung beschlossen werden.

Der Arbeitgeber ist für den Arbeitsplatz verantwortlich

Arbeitgeber können Arbeitnehmer nicht dazu verpflichten, privates Eigentum zur Arbeit zu benutzen. Das heißt, das Unternehmen muss seinen Angestellten zum Beispiel einen Computer für die Heimarbeit zur Verfügung stellen. Das ist auch aus Datenschutzgründen sinnvoll.

Im Home Office müssen außerdem auch sämtliche Datenschutzgesetze weiterhin eingehalten werden und der Arbeitgeber hat die Pflicht, das zu gewährleisten und auch zu überwachen. Er muss zum Beispiel sicherstellen, dass nur der Arbeitnehmer - also keine Familienangehörigen oder Dritte - Zugang zu vertraulichen Daten hat. Der Datentransfer kann beispielsweise über VPN-Verbindungen abgesichert werden. Außerdem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass relevante Daten auf einem Server im Betrieb gespeichert werden.

Übrigens: Wenn ein Hacker über den privaten Internetanschluss des Arbeitnehmers Zugang zu Firmendaten erhält, dann haftet dafür trotz Home Office der Arbeitgeber.

Regelungen zur Kostenerstattung

Bei Fahrtkostenzuschüssen kommt es auf die konkrete Vereinbarung an. Oft sind diese Zuschüsse Teil der vertraglich vereinbarten Vergütung. In diesem Fall muss der Arbeitgeber weiterhin zahlen, auch wenn dem Arbeitnehmer keine Fahrtkosten mehr anfallen. Bei monatlich eingereichten Spesen sieht es natürlich anders aus. Fallen keine Kosten an, muss der Arbeitgeber auch nicht zahlen.

Angestellte im Home Office haben auch keinen rechtlichen Anspruch auf die Erstattung der häuslichen Strom- und Wasserrechnung. Hierzu müsste eine separate Vereinbarung getroffen werden. Sie dürfen aber unter bestimmten Voraussetzungen Kosten für ein Arbeitszimmer als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen.

Wenn ein Home Office richtig geplant wird und sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer proaktiv mitwirken, dann kann die neue Art des Arbeitens für beide Seiten immense Vorteile mit sich bringen. Die Herausforderungen sollten Mittelständler aber auch nicht unterschätzen, denn auch beim Home Office gilt: Alles hat zwei Seiten. Nehmen Sie also die gute.