Mahnungen richtig stellen: Warum Mittelständler eine Mahnstrategie brauchen

Es wird ungern gemahnt und oft mit wenig Durchsetzungsvermögen. Die Folge sind hohe Außenstände und Forderungsausfälle. Um das zu vermeiden, sollten Betreibe eine Mahnstragie haben.

Mahnungen zu stellen fällt vielen Unternehmen schwer. Einerseits möchte man seine Geschäftspartner nicht unter Druck setzen, andererseits muss man aber die eigene Liquidität im Auge behalten. Gerade heute, in Zeiten der COVID-Krise, ist die Gefahr von Forderungsausfällen besonders hoch. Da die Insolvenzpflicht vorübergehend ausgesetzt wurde, wissen Firmen oft nicht, wie es um die Zahlungswürdigkeit ihrer Geschäftspartner steht. Ein Kunde ist womöglich schon insolvent, aber bestellt trotzdem weiterhin Ware.

Klare Prozesse und Dokumentation

Viele kleine und mittelständische Betriebe haben keine Mahnstrategie. Ohne klare Prozesse wird meist zu spät oder nicht richtig gemahnt, denn ungeliebte Tätigkeiten verschieben wir alle am Liebsten auf den Sankt-Nimmerleinstag.

Firmen sollten deshalb klare Regeln definieren: Nach wie vielen Tagen Zahlungsverzug wird gemahnt, wie wird gemahnt (schriftlich oder telefonisch) und wer ist für die Mahnungen verantwortlich? Teil der Strategie sollten auch Mahnvorlagen sein: Bei schriftlichen Mahnungen braucht es ein Standard-Schreiben und bei telefonischen Mahnungen sollte ein Telefonskript vorliegen.

Der Mahnvorgang sollte außerdem dokumentiert werden, entweder im hauseigenen CRM-System oder, bei kleineren Betrieben, ganz einfach in einer Excel Datei. Dabei sollte für jede Mahnung festgehalten werden, was besprochen wurde und wann der nächste Schritt erfolgen wird.

Das dreistufige Mahnverfahren

Im Mahnwesen hat sich ein dreistufiges Verfahren etabliert:

1. Zahlungserinnerung (nach Ablauf der Fälligkeit)
2. Erste Mahnung (14 Tage nach der Zahlungserinnerung)
3. Zweite Mahnung (14 Tage nach der ersten Mahnung)

Die Zahlungserinnerung ist sozusagen eine höfliche Aufforderung, die Zahlung vorzunehmen. Hierbei kann auch auf eine Frist oder Zusatzkosten für den Kunden verzichtet werden. „Ernst“ wird es dann ab der ersten Mahnung.

Rechtlich reicht es aus, nur eine einzige Mahnung zu schreiben, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. In den meisten Fällen macht es aber Sinn, mehrere Mahnungen zu schreiben, bevor man einen Anwalt einschaltet, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten.

Verzugszinsen und Mahnpauschale

Abzugrenzen sind die Begriffe „Fälligkeit“ und „Verzug“. Die Fälligkeit ergibt sich aus dem Vertrag mit dem Kunden oder aus der auf der Rechnung ausgewiesenen Frist. Der Verzug tritt erst dann ein, wenn der Schuldner bei nachweislicher Fälligkeit nicht bezahlt, obwohl die Rechnung eingegangen ist.

Kein Verzug liegt allerdings vor, wenn die Leistung aus einem Grund unterbleibt, den der Schuldner nicht verschuldet hat, z.B. weil die Rechnung nicht eingegangen ist. Deshalb sollten Sie Mahnungen per Einschreiben versenden.

Gesetzlich ist der Verzug in § 286 Absatz 3 BGB geregelt:

Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.

Hier ist auch die unterschiedliche Behandlung von Verbrauchern und Geschäftskunden zu berücksichtigen. Bei Verbrauchern muss gesondert in der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass sie bei Nichtbegleichen der Rechnung in Verzug geraten. Bei Firmenkunden ist dieser Hinweis unnötig.

Bei Verzug haben Sie außerdem Anspruch auf Verzugszinsen. Das ist in § 288 Abschnitt 1 und 2 BGB geregelt:

Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Bei Geschäftskunden oder öffentlichen Auftraggebern (nicht bei Verbrauchern) können Sie außerdem eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro erheben. Für die genaue Höhe gibt es keine gesetzliche Regelung.  Als Richtwerte gelten:

• Zahlungserinnerung: keine Mahngebühr
• 1. Mahnung: 5,00 bis 7,50 Euro
• 2. Mahnung: 7,50 bis 10,00 Euro

Wie sollte eine Mahnung aussehen

Man kann auch telefonisch mahnen, bei schriftlichen Mahnungen haben Sie allerdings den Vorteil, dass Sie die Mahnung nachweisen können. Der telefonische Weg empfiehlt sich daher höchstens bei einer freundlichen Zahlungserinnerung.

Da es keine Pflichtangaben bei schriftlichen Mahnungen gibt, können Sie einfach die Angaben der Rechnung übernehmen. Sie sollten die Mahnung allerdings als Mahnung ausweisen und sich dabei eindeutig auf eine bestimmte Rechnung und Rechnungssumme beziehen. Außerdem sollten Sie eine Zahlungsfrist setzen und die Mahngebühren und Verzugszinsen angeben.

In der zweiten Mahnung sollten Sie außerdem darauf hinweisen, dass Sie bei Nichtzahlung juristische Schritte einleiten werden.

Gerichtliches Verfahren

Sollten die Mahnungen nicht den gewünschten Erfolg erzielen, können Sie ein Inkassounternehmen einschalten oder ein gerichtliches Mahnverfahren in die Wege leiten. Dazu können Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides stellen. Das ist in der Regel günstiger als eine Klage, da bei einem gerichtlichen Mahnverfahren kein Prozess stattfindet, es sei denn, der Schuldner widerspricht dem Mahnbescheid, dann brauchen Sie eine Anwalt.

Ob sich ein gerichtliches Verfahren am Ende für Sie lohnt, hängt von der Höhe der Rechnung ab. Außerdem ist die Kundenbeziehung dann natürlich stark belastet. Andererseits sollten Sie gegenüber Ihren Geschäftspartnern auch eine gewisse Durchsetzungsfähigkeit beweisen, denn ansonsten sind weitere Probleme vorprogrammiert.