Nachhaltige Liquiditätsplanung: 5 Fehler, die KMU vermeiden sollten

Mangelhaftes Liquiditätsmanagement kann zu existentiellen Krisen führen. Doch es gibt genügend Maßnahmen, um noch vor dem Ernstfall gegenzusteuern. Dabei sind es fünf häufige Fehler, die meist den Notstand herbeiführen. Dr. Nirmalarajah Asokan erklärt Ihnen, welche das sind und mit welchen Maßnahmen Sie die Gesundheit Ihres Cashflows ohne großen Aufwand sicherstellen können.

1. Auf Sicht fahren

Dieser Fehler passiert vor allem KMU, die schon lange am Markt sind, ihren treuen Kundenstamm haben und wo man ein Gefühl dafür hat, was ungefähr jeden Monat „reinkommt“.

Und plötzlich wechselt der Hauptkunde zur Konkurrenz, oder ein anderes unvorhergesehenes Ereignis verringert den Cashflow. Die Folge: Man muss erst aufwändig nachforschen, wie viel Geld vorhanden ist, und wie lange man noch Zeit hat, um einen Liquiditätsengpass abzuwenden.

Hier hätte ein Blick in eine genaue Liquiditätsplanung helfen können, um diese wichtigen Fragen zu beantworten. Das hätte den Verantwortlichen wertvolle Zeit gespart, die man zum Ergreifen von Maßnahmen hätte nutzen können, sodass der drohende Liquiditätsengpass gar nicht erst entsteht.

2. Aufwändige Lagerhaltung

Produzierende KMU benötigen ein gut gefülltes Lager, damit alles stets in genügender Anzahl vorhanden ist. Das hat Vorteile, denn bei vollen Auftragsbüchern führen Produktionsengpässe zu Verdruss beim Kunden, wenn die Lieferzeit nicht eingehalten werden kann.

Manche KMU halten jedoch einen viel zu großen Lagerbestand. Dort liegen dann Teile oder Waren sehr lange Zeit ungenutzt auf Halde. Das Problem: Jedes einzelne dieser Teile musste vorfinanziert werden. Die Liquidität ist deswegen geringer als wenn weniger Teile angeschafft worden wären.

Es ist schwierig, hier immer einen goldenen Mittelweg zu finden. Versuchen Sie jedoch, Ihr Lager nur so groß wie nötig zu halten. Überlegen Sie auch bei Rabattaktionen bei Ihrem Lieferanten, ob Sie die Ware zum jetzigen Zeitpunkt tatsächlich brauchen und schätzen Sie ab, wie lange es dauern würde, bis diese Ihr Lager wieder vollständig verlassen hat. Hierfür eignet sich eine Lagerbestandsliste.

Im Zweifel ziehen Sie Ihre Liquiditätsplanung zu Rate und schauen sich an, wie die Vorfinanzierung sich auf die Liquidität der kommenden Monate auswirken wird. Dadurch bekommen Sie einen Eindruck, ob Sie bei einem Angebot zuschlagen sollten oder nicht.

3. Suboptimales Forderungsmanagement

Vom Bestellungseingang bis hin zur Bezahlung durch den Kunden vergehen bei manchen produzierenden KMU oft mehrere Monate. Das heißt, während dieser Zeit müssen die laufenden Kosten gedeckt werden, die Zahlung durch den Kunden trifft jedoch erst später ein – je nach vereinbartem Zahlungsziel sogar erst mehrere Monate nach der Auslieferung. Das wirkt sich negativ auf die Liquidität aus, denn der eingehende Cashflow bleibt aus bzw. muss durch andere Kundenzahlungen ausgeglichen werden.

Sieht sich Ihr Unternehmen häufig mit diesem Problem konfrontiert, haben Sie mehrere Möglichkeiten, dies zu lösen bzw. zu entschärfen:

• Vereinbaren Sie mit Ihren Kunden eine Vorauszahlung oder zumindest eine Anzahlung
• Halten Sie die Zahlungsziele in Ihren Rechnungen möglichst klein
• Bieten Sie Ihren Kunden keine 0%-Finanzierung an
• Nutzen Sie einen Factoring-Dienstleister, dem Sie die offene Rechnung gegen eine Gebühr verkaufen, um ohne Zeitverzug an Ihr Geld zu kommen
• Nutzen Sie eine digitale Kreditplattform wie Teylor, um schnell und unkompliziert einen Kredit zu erhalten, der Ihre Liquidität bis zum Zeitpunkt der Kundenzahlung absichert

4. Kein Überblick über die Kosten

Kosten senken die Liquidität des Unternehmens. Obwohl das eigentlich allen klar ist, sind Verantwortliche doch häufig überrascht, wenn sie ihr Unternehmen einer genauen Kostenanalyse unterziehen und sehen, wofür jeden Monat Geld ausgegeben wird.

Die Überwachung der Ausgaben ist deswegen essentiell für eine solide Unternehmensliquidität. Eine eingehende Kostenanalyse, bei der sämtliche Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand gestellt werden, ist zwar zeitaufwändig, doch langfristig zahlt sich das aus.

Eine Kostenanalyse animiert nämlich dazu, Prozesse zu überdenken und zu optimieren, damit künftig Kosten gespart werden können. Das kann vom Produktionsprozess, bei dem ein bestimmter Schritt zur Materialkostenersparnis optimiert wird, bis hin zu banalen Dingen wie dem automatischen Abschalten des Lichts am Ende des Werktages reichen. In jedem Unternehmen lassen sich Dinge finden, bei denen langfristig Kosten eingespart werden können.

5. Verweigerungshaltung gegenüber digitalen Finanz-Tools

Die Digitalisierung hilft Unternehmen dabei, Prozesse zu automatisieren und somit zeit- und kosteneffizienter zu machen. Die meisten produzierenden Unternehmen setzen beispielsweise bei Produktionsanlagen digitale Tools ein. In der KMU-Finanzbuchhaltung werden  automatisierte Tools bislang noch nicht standardmäßig eingesetzt. So verwenden viele Unternehmen zum Beispiel noch Excel für die Liquiditätsplanung. Die manuelle Datenerfassung kostet Zeit, verursacht Fehler und ist selten aktuell, denn aufgrund des großen Zeitaufwands wird die Tabelle nur sporadisch gepflegt. Fehler 1 „Fahren auf Sicht“ ist die Folge.

Dagegen synchronisiert sich ein zeitgemäßes digitales Tool für die Liquiditätsplanung wie z.B. Agicap automatisch mit den Geschäftskonten, ruft von dort täglich die Transaktionen ab, ordnet diese automatisch in Kategorien ein und stellt die Unternehmensliquidität tagesaktuell dar. Prognosen werden basierend auf den aktuellen Daten ebenfalls aktualisiert, sodass Verantwortliche jederzeit auf Knopfdruck einen Überblick über die erwartete Liquidität in den kommenden Monaten haben. Digitale Tools helfen also auch aktiv mit, das Unternehmen vor Liquiditätsengpässen zu bewahren.

*Dies war ein Gastartikel von Dr. Nirmalarajah Asokan.

Über den Autor:

Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Content Marketing Manager bei Agicap in Berlin. Er ist in den Themen Liquiditätsmanagement, Cashflow und Finanzplanung unterwegs. Derzeit zeichnet er für Konzeption, Optimierung und Umsetzung des Content Marketings für das Liquiditätsmanagement-Tool Agicap verantwortlich.