Memos statt PowerPoint? Ideen für eine bessere Meetingkultur

Bei Amazon gibt es keine PowerPoint Präsentationen. Stattdessen schreiben die Meeting-Teilnehmer zur Vorbereitung 6-seitige Aufsätze. Wie funktioniert das, und könnten solche Memos auch für Mittelständler eine bessere Meetingkultur schaffen?

Management-Meetings bei Amazon sind „anders“. Gründer Jeff Bezos erklärt, dass neue Manager bei Amazon in ihrer ersten Sitzung einen „Kulturschock“ erleiden. Statt PowerPoint Präsentationen mit Bullet Points bereitet die Person, die das Meeting einberufen hat, ein 6-seitiges Memo über die zu diskutierende Problemstellung vor. In den ersten 30 Minuten sitzen die Meeting-Teilnehmer dann am Tisch und lesen den Bericht.

Bezos betont, dass das Memo stets zu Beginn des Meetings gelesen wird. Andernfalls würden die Beteiligten den Bericht bestenfalls kurz überfliegen, um Zeit zu sparen, und dann unvorbereitet in das jeweilige Meeting kommen. Bei Amazon beginnen Meetings also wie eine Art Klassenarbeit: sitzen, lesen, Aufgabe verstehen. Die Zeit läuft: 30 Minuten. Anschließend wird diskutiert.

Stories statt Bullet Points

Bezos sagt, Stories seien oftmals wertvoller als Daten. Um andere zu überzeugen, müsse ein Argument schlüssig und umfänglich dargelegt werden. Das gehe am besten in schriftlicher Form.

Diese Meetingkultur kann sogar Zeit sparen. Ein 6-seitiges Memo zu schreiben, dauert nicht viel länger als eine PowerPoint Präsentation zu erstellen und die meisten Menschen lesen schneller als sie sprechen. Eine Präsentation, die sonst länger als eine Stunde dauert, kann somit auf 30 Minuten reduziert werden.

Ein Memo kann außerdem einfach an weitere Mitarbeiter verteilt werden, die nicht am Meeting teilnehmen. PowerPoint Folien kann man zwar auch verteilen, ohne die dazugehörige Präsentation dazu wird es den meisten aber schwer fallen, die Inhalte zu verstehen.

Laut Bezos waren die Meeting-Memos die beste Entscheidung, die er bei Amazon jemals getroffen habe. Seither haben auch andere Unternehmen ähnliche Praktiken eingeführt. Bei Twitter lesen Meeting-Teilnehmer ebenfalls ein Memo zu Beginn jedes Meetings, allerdings nur für 10 Minuten.

Eignet sich diese Methode auch für Mittelständler?

Auch in Kleinunternehmen wird viel Zeit für unnötig lange Präsentationen vergeudet. Ein Meeting-Memo könnte Abhilfe schaffen.

Ein Unterschied zwischen Kleinunternehmen und Großkonzernen wie Amazon ist jedoch, dass in Management-Meetings in KMU oft operative Entscheidungen getroffen werden, für die man weder ein 6-seitiges Memo noch eine PowerPoint Präsentation braucht. In diesem Fall lohnt sich der Aufwand wohl nicht. Wenn komplexere Sachverhalte diskutiert werden, sieht es hingegen anders aus.

Außerdem eignet sich PowerPoint gut zur Veranschaulichung von Daten oder Bildmaterial. Natürlich kann man diese Materialien auch auf Papier ausdrucken, das PowerPoint-Format ermöglicht jedoch deutlich umfangreichere Darstellungsoptionen.

Grundsätzlich auf PowerPoint zu verzichten, ist deshalb nicht unbedingt der richtige Weg. Stattdessen sollte man sein Medium gemäß der Aufgabenstellung wählen. Wenig komplexe Sachverhalte können in einem Ad-hoc Meeting ganz ohne Präsentation besprochen werden. Für strategische Fragestellungen bietet sich Amazons Memo-Variante an und wenn es um Daten oder Werbematerial geht, kann PowerPoint das Mittel zur Wahl sein.

Wie strukturieren Sie Ihre Meetings in Ihrem Unternehmen? Machen Sie vielleicht etwas ganz anderes? Senden Sie uns Ihre Ideen auf info@teylor.io, wir sind gespannt.