Digitale Rechnungen: Wie Mittelständler Kosten sparen und ihre Effizienz steigern

Betriebe können mit digitalen Rechnungen bis zu 75 Prozent an Kosten sparen. Trotzdem hinken die meisten Mittelständler bei der Digitalisierung ihres Rechnungswesens massiv hinterher. Wo es Verbesserungspotenziale gibt, und worauf Mittelständler bei der Software-Auswahl achten sollten.

50 bis 70 Prozent aller Rechnungen werden in Deutschland noch immer in Papierform verschickt. Knicken, lochen, abheften – dafür werden selbst im 21ten Jahrhundert noch Arbeitskräfte bezahlt.  

Eine Studie des Digital-Verbandes Bitkom fand, dass vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sich bei der Digitalisierung ihres Rechnungswesens schwer tun. Von den 613 befragten KMU haben nur 19 Prozent ihre Buchhaltung umfassend digitalisiert. Deutlich zu wenig.

Warum digitalisieren?

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung liegen auf der Hand: 94 Prozent aller von Bitkom befragten Unternehmen, die bereits digitalisiert haben, sind mit den Neuerungen sehr zufrieden. Sowohl die Effizient als auch die Daten- und IT-Sicherheit habe sich signifikant verbessert.

Außerdem wirke sich die Digitalisierung positiv auf das Wachstum der jeweiligen Unternehmen aus. Rechnungen werden schneller erstellt und versandt und kommen somit schneller beim Kunden an. Durch Automatisierung kann auch das Mahnwesen verbessert werden: Wenn Kunden in Zahlungsverzug geraten kann die Software Alarm schlagen und automatisch eine Zahlungserinnerung versenden.

Vor allem die Kosteneinsparungen sind enorm: Rechnet man die Kosten für Papier, Druck, Porto und Gehälter zusammen, kostet eine Papierrechnung zwischen vier und 13 Euro. Laut einer Studie der Beratungsfirma Capgemini kann die digitale Rechnungsbearbeitung diese Kosten um bis zu 75 Prozent reduzieren.

Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung?

Im Idealfall sieht der digitale Prozess wie folgt aus:

1. Rechnungen in Papierform werden per Stapelscan-Funktion elektronisch erfasst.
2. Ein selbstlernender Erfassungs-Mechanismus (OCR) extrahiert dann die Daten aus der Rechnung und legt das Dokument im passenden Ordner ab.
3. Dann werden die Rechnungsdaten automatisch mit dem Datensätzen im Finanzbuchhaltungssystem abgeglichen.
4. Viele System ermöglichen außerdem die Verknüpfung von Rechnungen und andern Betriebsabläufen, zum Beispiel dem Mahnwesen oder Produktversand.

Wer nach Software-Angeboten Ausschau hält, sollte insbesondere auf die folgenden Eigenschaften achten:

• Stapelscan vieler PapierrechnungenEinbindung in das betriebsinterne Email-System (z.B. Outlook)
• Sichere, transparente und schnelle Bearbeitung der Rechnungen
• Selbstlernende OCR-Erkennung der Rechnungsdaten
• Unterstützung verschiedener Formate, z.B. PDF, ZUGFeRD, EDIFACT
• Automatische Ablage im richtigen Dokumentenordner
• Übersichtliche Darstellung und Ordner-Organisation
• Automatische Erkennung von Mahn- und Sperrfristen
• Bedienungsfreundliche Arbeitsabläufe zur Kenntnisnahme und FreigabeIntegrierbar in Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systeme
• Verknüpfen der Rechnungen mit anderen betriebsinternen Abläufen

Beliebte Software-Anbieter für Kleinunternehmen sind zum Beispiel Quickbooks oder Zoho Books. Es gibt noch viele weitere Anbieter, die zum Teil auch auf bestimmte Branchen spezialisiert sind. Auch große Anbieter wie SAP bieten entsprechende Module - für Kleinunternehmen sind diese Pakete allerdings oft zu umfangreich.

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